Il progetto "Web Hospital Incident Reporting" : esperienza all'interno di tre Aziende Sanitarie lombarde

Il Web Hospital Incident Reporting \ue8 uno strumento informatico che ha la funzione di supportare il percorso del Risk Manager Aziendale in tutte la fasi che sono proprie del processo attivit\ue0 di Risk Management, ovvero Identificazione, Valutazione, Trattamento e Controllo dei rischi aziendali. In questi termini interviene sul piano pratico e a supporto del management aziendale, nella realizzazione di un sistema di Clinical Governance con la relativa estensione del concetto di Risk Management non pi\uf9 limitato al concetto di controllo e sicurezza legato essenzialmente all\u2019attivit\ue0 clinica pura, ma si estende ad un controllo di gestione allargato a tutti i settori dell\u2019Azienda Sanitaria: \ue8 il passaggio tra un sistema di Risk management Clinico a un modello di Risk Management Integrato. Il sistema consta di due moduli software Web Based (ove per Web Based si intende un applicativo software che utilizza il circuito di comunicazione internet: questo favorisce l\u2019implementazione dello stesso in qualsiasi struttura aziendale, in quanto non interferisce con i sistemi informatici interni). Il primo modulo detto di \u201cinterfaccia segnalatore\u201d realizza la scheda informatizzata di Incident Reporting: il segnalatore potr\ue0 eseguire la sua segnalazione e con un accesso libero e anonimo attraverso apposito link apposto nella Bacheca informatica e/o nell\u2019area intranet aziendale. Con queste modalit\ue0 la scheda di segnalazione informatizzata, viene resa disponibile a tutti dipendenti (sia di area clinica che di area amministrativa e tecnica) affinch\ue9 possano eseguire la segnalazione. L\u2019informatizzazione della scheda di segnalazione oltre a renderla pi\uf9 agevole e veloce, sostituendo la scheda cartacea e funzionando da guida con i relativi elenchi a tendina, garantisce il recepimento dell\u2019informazione nella sua completezza da parte del Risk Manager aziendale in tempo reale, attraverso una mail di Alert. In particolare nel caso in cui oggetto della segnalazione fosse un \u201cevento sentinella\u201d nella mail di segnalazione dell\u2019avvenuto inserimento il Risk Manager aziendale riceve debita informazione. \uc8 previsto inoltre un feedback automatico per il segnalatore, nel momento in cui il Risk manager visualizza e/o valuta e tratta la segnalazione. Il secondo modulo \ue8 il \u201cPannello Risk Manager\u201d realizza il pannello di controllo dei rischi ad uso del Management Aziendale. A differenza del modulo interfaccia segnalazione, l\u2019accesso al pannello di controllo Risk Manager viene eseguito attraverso apposita password e username. Possono essere creati diversi livelli di visualizzazione delle informazioni in relazione alle figure responsabili sicurezza che l\u2019azienda ha ritenuto opportuno coinvolgere. Attraverso il pannello di controllo \ue8 possibile eseguire le seguenti funzioni: 1. visualizzare la singola scheda di segnalazione recepita a sistema, sulla base dell\u2019Alert ricevuto via mail; 2. per gli eventi sentinella e per le altre tipologie di eventi su cui per obbligo istituzione, \ue8 necessario procedere con una RCA o altra tecnica di approfondimento, \ue8 possibile registrare le attivit\ue0 eseguite e tracciare il contenuto e l\u2019esito dell\u2019attivit\ue0 svolta; 3. dare al segnalatore un feedback immediato attraverso la funzione di aggiornamento dello stato della segnalazione; 4. tracciare a sistema le azioni correttive e migliorative che si sono adottate sulle singole criticit\ue0 rilevate, al fine di valutarne l\u2019efficacia nel tempo; 5. gestire attraverso il sistema i gruppi di lavoro coinvolti su progetti di lavoro mirati ad intervenire su cui si \ue8 deciso di intervenire con i piani di miglioramento; 6. tracciare i \u201ccosti\u201d derivanti da situazioni persistenti critiche e/o da difettosit\ue0 sistemiche (e non solo in area clinica) e/o da eventi dannosi: \ue8 possibile grazie al collegamento che pu\uf2 essere fatto dalle tabelle di sistema \u201cstruttura\u201d e i relativi codici del controllo di gestione aziendale. 7. estrarre da apposita tabella, le statistiche tutte le informazioni contenute nelle segnalazioni pervenute a sistema attraverso la scheda di segnalazione informatizzata e questo a titolo di esempio nei termini che seguono: \uf0fc tipologia di struttura aziendale(ambulatori coinvolti) e tipologia di prestazione assistenziale (esame diagnostico \u2013 fase terapeutica etc.) \uf0fc tipologia evento(near miss/ eventi sentinella etc.) \uf0fc luogo di accadimento \uf0fc esito dell\u2019evento \uf0fc piani di miglioramento \uf0fc gruppi coinvolti nelle azioni correttive e preventive \uf0fc fattori determinanti e/o concausanti relative agli eventi dannosi e potenzialmente dannosi \uf0fc conseguenze dell\u2019evento \uf0fc valutazione del rischio \uf0fc comparazione tra area critica \u2013 costo piano di miglioramento - risparmio ottenibile sui centri di costo delle singole strutture aziendali. Nelle tre Aziende Sanitarie coinvolte nel progetto, il sistema \ue8 stato implementato con fasi temporali e modalit\ue0 di configurazione totalmente personalizzate, e in linea con quanto predisposto all\u2019interno del proprio Piano per la gestione dei Rischi Aziendale. L\u2019obiettivo comune \ue8 stato per\uf2 quello di avere uno strumento utile sia a livello di singola azienda, che a livello interaziendale, che permetta la tracciabilit\ue0 delle informazioni sui rischi, ma anche i relativi piani di miglioramento, nell\u2019ottica di una crescita comune e condivisa